IT 維護服務商
網站維護、系統支援、設備維運，客戶常是「一間學校底下好幾個單位」。
幫你管好
- 機關／學校 → 單位的上下層客戶
- 站台、合約、維護到期
- 報修與維修紀錄、資安弱掃
Rinario Studio ・ CRM for SMEs
客戶資料散在 Excel 和 LINE？
幫你整理成一套真的用得下去的系統。
從盤點流程、清理髒資料，到依你的預算選擇合適的工具，建好客戶、合約、方案與服務紀錄的管理系統，最後教會你的團隊自己維護。不用買昂貴的 CRM，也不用學寫程式。
The Problem
這些情況，你是不是也很熟悉？
團隊不大、客戶不少，資料卻散在不同人的電腦、表格和聊天紀錄裡。問題通常不是缺一套軟體，而是缺一套整理好的流程。
01
找一份合約，要翻好幾個檔案
聯絡人在 Email、合約在雲端硬碟、紀錄在試算表，查一個客戶要開好幾個地方。
02
到期了才發現沒續約
維護合約、課程方案、會員堂數，沒人固定追蹤，錯過續約就是直接流失營收。
03
客戶在 LINE 講的事，沒人記
報修、需求、請假補課都在聊天室裡，訊息一洗就找不到，也無法統計。
04
同一個客戶，有三種寫法
「北辰科大」「北辰科技大學」「北辰(資工)」，資料一多就無法合併、無法分析。
05
交接全靠口頭
客戶的來龍去脈只存在某個人腦中，新接手的人只能到處問。
Who We Work With
專為「有固定客戶」的服務型小團隊設計
三個產業看起來不同，核心問題卻一樣：客戶多、方案或合約多、需要追蹤到期與每一次服務。
補習班・教育團隊
補習班、才藝教室、家教團隊，學生、家長、老師三方資料要對得起來。
幫你管好
- 學生與家長聯繫紀錄
- 課程方案、繳費與續報時程
- 老師排課與媒合
健身・皮拉提斯工作室
Rina 本身是皮拉提斯老師，懂工作室每天真正在忙什麼。
幫你管好
- 會員資料與身體狀況備註
- 堂數方案、剩餘堂數與到期
- 請假、補課與續約追蹤
How We Work
從需求出發，而不是從工具出發
Notion、Airtable、Google Sheets 或自建資料庫都可以——我們先了解你的預算、團隊習慣與資料量，再決定最合適的做法。
- 01
需求訪談
和實際使用的同仁聊聊，了解每天最常查什麼、資料從哪來、哪裡最常出錯。
- 02
資料清理與整併
統一客戶名稱與欄位、合併重複資料、從舊文件追溯補齊缺漏——這是最花功夫、也最常被低估的一步。
- 03
設計關聯與建置
以客戶為中心規劃資料表、關聯、公式與各角色專用的視圖，並把整理好的資料搬進來。
- 04
教學與交接
提供操作手冊與教學，讓你的團隊之後自己就能維護和調整。
Case Study
網站開發公司的關聯式 CRM
一間替企業與政府機關架設網站的公司，服務 147 個客戶，客戶資料、合約與維護需求原本分散在不同工具。我從需求訪談開始，用 Notion 建置了一套可運作的原型。
資料架構
五個資料庫，全部以「客戶」為中心互相關聯：一位客戶可以有多份合約與多個專案，每個專案又有多筆維護紀錄與文件。
客戶 Clients
公司、聯絡人、產業、狀態
合約 Contracts
類型、期間、金額、付款狀態
專案 Projects
網站網址、技術、負責人、階段
維護 Maintenance
需求類型、處理內容、負責人、工時
文件 Documents
規格書、操作手冊、會議紀錄
客戶生命週期
- 01
建立客戶
業務建立客戶資料、聯絡人與產業
- 02
簽訂合約
新增合約、連結客戶並上傳檔案
- 03
啟動專案
建立專案頁，放入規格與會議紀錄
- 04
記錄維護
每筆需求記錄負責人與工時
- 05
續約提醒
即將到期的合約在時間軸上一目了然
原型成果
147筆
客戶資料完成搬遷
從 Email、試算表與雲端硬碟整合進原型
5分鐘
查到一位客戶的完整紀錄
原型測試結果，原本估計約需 15 分鐘
1個月
從需求訪談到可運作的原型
＊此系統為原型，未正式導入公司內部使用。
想看完整的設計過程？
從背景、資料架構、欄位設計、流程到各角色視圖，完整的設計過程。
Meet Rina
不只會做表格，我們做過第一線
負責人 Rina 曾在 IT 服務業第一線處理客戶聯繫、報修與合約問題，這套做法是為了解決當時的工作痛點而來。她同時也是皮拉提斯老師，懂工作室的現場。
01
懂現場，不只懂工具
曾在 IT 服務業第一線處理客戶聯繫、報修與合約問題，知道資料在哪個環節最容易漏掉。
02
擅長處理髒資料
欄位不一、名稱重複、資料缺漏，是導入系統最難的部分，也正是我們的強項。
03
量身訂做，不套模板
關聯、公式、視圖都依你的流程設計，而不是讓你配合軟體改變工作方式。
04
交付後，你們自己改得動
選擇團隊上手門檻低的工具，加上操作手冊與教學，不會被單一工程師綁住。
Plans
依你的規模，選擇合適的方案
實際報價依資料量與客製程度而定，諮詢後提供書面估價。
資料健檢
適合還在評估、想先知道問題在哪的團隊。
依需求報價
- 現有資料與流程盤點
- 問題清單與改善建議
- 系統架構草圖
標準建置
推薦方案適合想一次把客戶管理建好的小團隊。
依需求報價
- 包含資料健檢全部內容
- 舊資料清理與匯入
- 客戶、合約／方案、服務紀錄資料庫
- 到期追蹤與角色視圖
- 操作手冊與教學
客製整合
適合資料量大、單位層級複雜的團隊。
依需求報價
- 包含標準建置全部內容
- 多層級客戶與複雜關聯設計
- 報表與統計儀表板
- 後續維護服務
Add-ons
可以再往前一步
系統上線後，可以依需求逐步加上這些功能。
自動提醒
合約到期、需求逾期時自動通知，不必再靠人工檢查。
資料庫升級
資料量變大時，可搬到 Airtable 或 PostgreSQL，沿用同一套資料架構。
管理儀表板
彙整維護工時與續約率，協助管理層做決策。
Privacy
我們如何保護客戶資料
- 所有截圖中的客戶名稱與可識別資訊皆已遮蔽
- 聯絡方式、金額與合約條件等敏感欄位不公開
- 展示重點是資料架構與流程，而不是真實客戶內容
FAQ
常見問題
為什麼不直接買一套現成的 CRM？
現成 CRM 適合流程標準的團隊。如果你的客戶有上下層單位、方案很多種，或預算有限，用 Notion、Airtable 這類工具量身打造，更貼近實際流程，成本也低很多。
我們的資料很亂，也很不完整，還能做嗎？
可以，這正是最常遇到的狀況。我們會先盤點缺漏，能從舊文件追溯的就補齊，補不到的會清楚標示，不會假裝資料是完整的。
交付之後，我們自己改得動嗎？
可以。系統建在你們自己的工作區，並附操作手冊與教學。需要時也可以另外談維護服務。
大概需要多久？
視資料量與複雜度而定。以案例來說，從需求訪談到可運作的原型約一個月；諮詢後會給你明確的時程與報價。