網站維護客戶的關聯式 CRM
把客戶、合約、專案、維護紀錄與文件整合在一個 Notion 原型裡，讓整個團隊都能在同一個地方找到客戶資料。
資料散落各處，續約全靠記憶
一間替企業與政府機關架設網站的公司，服務 147 個客戶。在這套系統之前，客戶資料、合約與維護需求分散在不同工具裡。
資料分散
聯絡人在 Email、合約在共用雲端硬碟、紀錄在試算表。查一個客戶，要打開好幾個地方。
沒有到期提醒
沒有一個畫面能看出哪些維護合約快到期、哪些客戶該續約。
交接困難
每個客戶的來龍去脈只存在某個人腦中，新接手的人只能先到處問。
從需求訪談到原型
- 01
訪談 3 位同事，了解每天最常查的資料
- 02
盤點既有的 Email、試算表與資料夾
- 03
設計 5 個資料庫之間的關聯
- 04
在 Notion 建置原型並完成資料搬遷
五個資料庫，以客戶為中心串連
客戶 Clients
公司、聯絡人、產業、狀態
合約 Contracts
類型、期間、金額、付款狀態
專案 Projects
網站網址、技術、負責人、階段
文件 Documents
規格書、操作手冊、會議紀錄
維護 Maintenance
需求類型、處理內容、負責人、工時
- 一位客戶 → 多份合約
- 一位客戶 → 多個專案
- 一份合約 → 多份文件
- 一個專案 → 多筆維護紀錄
- 一個專案 → 多份文件（虛線關聯）
每一條關聯都是「一對多」，讓一位客戶的所有紀錄自然累積在同一處。
讓欄位自己完成交叉比對
原本要人工比對的事，交給關聯、彙總與公式。例如：公式自動計算每份合約距離到期還有幾天，並標示即將續約的合約。
客戶
主要欄位
名稱、產業、主要聯絡人、Email、狀態
關聯・彙總・公式
連結合約與專案；彙總進行中的專案數
合約
主要欄位
編號、類型（建置或維護）、期間、金額、付款狀態
關聯・彙總・公式
公式計算距離到期天數，60 天內自動標示
專案
主要欄位
名稱、網站網址、技術、負責人、階段
關聯・彙總・公式
連結維護紀錄；彙總本月需求數
維護
主要欄位
日期、需求類型、處理內容、負責人、工時
關聯・彙總・公式
公式標示超過回覆期限的需求
文件
主要欄位
名稱、類型、版本、連結
關聯・彙總・公式
連結合約與專案，可從客戶頁面直接查看
客戶的完整生命週期，都留在系統裡
- 01
建立客戶
業務建立客戶資料、聯絡人與產業
客戶 - 02
簽訂合約
新增合約、連結客戶並上傳檔案
合約・文件 - 03
啟動專案
建立專案頁，放入規格與會議紀錄
專案・文件 - 04
記錄維護
每筆需求都記錄負責人與工時
維護 - 05
續約提醒
即將到期的合約在時間軸上一目了然
合約
同一份資料，依角色呈現不同視圖
客戶總覽
表格視圖，依客戶狀態分組，給業務使用。
合約時間軸
甘特圖呈現每份合約的期間與到期日，續約一目了然。
維護紀錄
依日期、負責人與工時記錄每一筆需求，給工程團隊使用。
原型帶來的改變
147筆
客戶資料完成搬遷
從 Email、試算表與共用雲端硬碟整合進原型
5分鐘
查到一位客戶的完整紀錄
原型測試結果，原本估計約需 15 分鐘
1個月
從需求訪談到可運作的原型
＊此系統為原型，未正式導入公司內部使用。
這份案例如何保護客戶資料
遮蔽客戶名稱
所有截圖中的名稱與可識別資訊皆已遮蔽。
遮蔽敏感欄位
聯絡方式、金額與合約條件不公開。
展示架構，不展示資料
重點是資料架構與流程，而非真實客戶內容。
僅作作品展示
僅用於說明我所設計的系統架構。
如果再做一次，我會這樣延伸
自動化
合約到期與需求逾期時自動發送提醒，不再依賴人工檢查。
資料庫升級
資料量增加時移轉到 Airtable 或 PostgreSQL，沿用同一套資料架構。
管理儀表板
彙整維護工時與續約率，支援管理層決策。